бухгалтер

Если ИП работает один, занимается грузоперевозками, система налогообложения — УСН 15%, какими документами он может подтвердить расходы на бензин? (расплачивается и наличными, и банковской картой). И обязательно ли ИП на самого себя оформлять путевой лист?

 

Сообщаю Вам следующее:

Документами, подтверждающими расходование ГСМ, являются путевые листы.

В целях налогообложения прибыли стоимость ГСМ включают в материальные или в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, основание пп. 2, 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).

При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (в том числе при отсутствии задолженности перед подотчетным лицом) (пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

В бухгалтерском учете операции по приобретению бензина через подотчетное лицо отражают на основании авансовых отчетов и кассовых чеков. В налоговом учете стоимость приобретенного за наличный расчет бензина формируют в обычном порядке — исходя из всех затрат, связанных с его приобретением, без учета НДС (п. 2 ст. 254 НК РФ).

В бухгалтерском учете приобретение бензина по топливным картам отражают на основании подтверждающих документов, полученных от поставщика (обычно это товарная накладная и реестр операций по топливным картам).

Оформление путевых листов на самого себя (на индивидуального предпринимателя) обязательно, так как документом подтверждающим расходование ГСМ являются путевые листы.

 

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

 

Готовое решение КонсультантПлюс, 23.06.2020

Как учитывать горюче-смазочные материалы

 

Приобретение и списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) учитывают в обычном порядке. Но для списания топлива нужен путевой лист или иной документ, подтверждающий его использование.

Если же вы применяете УСН, то стоимость ГСМ можете признавать в расходах на дату оплаты независимо от использования.

 

Оглавление:

  1. Как отражать ГСМ в бухгалтерском учете
  2. Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения

 

  1. Как отражать ГСМ в бухгалтерском учете

Поступление ГСМ учитывают в обычном порядке в зависимости от принятой в организации учетной политики.

Есть особенности в отражении операций по приобретению ГСМ:

Списание ГСМ в бухгалтерском учете отражают в порядке, установленном в учетной политике.

Количество списываемого топлива определяют на основе данных:

  • путевых листов, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). В этом случае ваши путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные как для первичных учетных документов, так и для путевых листов;
  • путевых листов, маршрутных листов, справок или отчетов о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, — если перевозками пассажиров и багажа, грузов ваша организация не занимается (Письма ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов. На обязательные реквизиты путевого листа из Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 вы можете ориентироваться при разработке собственных форм, но вам необязательно приводить их все.

Если в организации установлены нормы расхода ГСМ, то в случае выявления отклонений от норм причины перерасхода надо проанализировать. В зависимости от причины сверхнормативные затраты могут быть списаны:

  • в расходы по обычным видам деятельности, если сверхнормативный расход обоснован (п. 5 ПБУ 10/99);
  • на виновных лиц, если они установлены;
  • на прочие расходы, если сверхнормативный расход нельзя объяснить объективными причинами или виновные лица не установлены (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании ГСМ, использованных в деятельности организации, в том числе для управленческих нужд, как правило, делают запись:

 

Содержание операции Дебет Кредит
Себестоимость ГСМ включена в расходы по обычным видам деятельности 26

(44,

20)

10-3

 

  1. Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения

В целях налогообложения прибыли стоимость ГСМ включают в материальные или в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 2, 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67).

Топливо учитывают в расходах на основании путевых листов или иных документов, оформленных в соответствии с требованиями законодательства, в тех отчетных периодах, за которые составлены эти документы (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении УСН стоимость ГСМ признают в материальных расходах или в расходах на содержание служебного автотранспорта при условии их фактической оплаты (в том числе при отсутствии задолженности перед подотчетным лицом) (пп. 5, 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письма Минфина России от 27.09.2018 N 03-11-11/69335, от 23.12.2009 N 03-11-09/413).

Нормирование расходов на ГСМ в целях их учета при расчете налога на прибыль или при применении УСН не установлено ни для легковых автомобилей, ни для каких-либо других (Письма Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-07/74189, от 22.03.2019 N 03-03-07/19283). Расходы учитываются полностью.

Однако если организация в добровольном порядке установила собственные нормы ГСМ в целях контроля за их использованием, то сверхнормативный расход в целях налогообложения прибыли может:

  • учитываться в расходах в обычном порядке, если он обоснован (Письмо УМНС России по г. Москве от 05.02.2003 N 26-12/7430);
  • учитываться во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба виновным в перерасходе (хищении) ГСМ лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/2/14611, от 20.02.2017 N 03-03-06/1/9693);
  • учитываться во внереализационных расходах, если не установлено виновное в хищении ГСМ лицо. Отсутствие виновного лица должно быть документально подтверждено, например, постановлением о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением виновных лиц (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.08.2019 N 03-03-06/1/63646);
  • не признаваться в расходах, если превышение норм не имеет разумных причин или отсутствие виновного лица не подтверждено (Определение ВАС РФ от 09.07.2012 N ВАС-8327/12, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 N Ф08-5527/2015).

В целях налогообложения единым налогом, уплачиваемым при применении УСН, учтенную в расходах на дату оплаты стоимость сверхнормативных ГСМ нужно восстановить, за исключением случая, когда сверхнормативный расход экономически обоснован. Ведь учет убытков от хищений в расходах п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусмотрен, а в случае отсутствия разумных причин для перерасхода не соблюдается условие признания расхода, установленное п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

 

См. также: Как рассчитать расход ГСМ по нормам

 

Как учитывать приобретение бензина за наличный расчет и его списание в расходы

В бухгалтерском учете операции по приобретению бензина через подотчетное лицо отражают на основании авансовых отчетов и кассовых чеков.

В учете сделайте следующие проводки:

 

Содержание операций Дебет Кредит
Оплачен бензин через подотчетное лицо 60 71
Если есть счет-фактура или НДС принимается к вычету на основании кассового чека
Бензин принят к учету по стоимости приобретения за вычетом НДС 10-3 60
Отражен НДС со стоимости бензина 19 60
НДС принят к вычету 68 19
Если НДС к вычету не принимается
Бензин принят к учету по стоимости приобретения, включающей НДС 10-3 60

 

НДС при приобретении бензина за наличный расчет через подотчетное лицо принимается к вычету на основании счета-фактуры.

Вы можете принять НДС к вычету на основании кассового чека, но это рискованно.

В налоговом учете стоимость приобретенного за наличный расчет бензина формируют в обычном порядке — исходя из всех затрат, связанных с его приобретением, без учета НДС (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, не принимаемого к вычету по причине отсутствия счета-фактуры, в расходы не включайте.

Списание бензина в бухгалтерском и налоговом учете отражайте в обычном порядке.

 

Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете

В бухгалтерском учете приобретение бензина по топливным картам отражают следующим образом.

Как правило, денежные средства на лицевые счета топливных карт перечисляются авансом. Перечисленные поставщику ГСМ авансы в расходах не учитываются (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Бензин принимают к учету на основании подтверждающих документов, полученных от поставщика (обычно это товарная накладная и реестр операций по топливным картам).

В связи с приобретением бензина нужно сделать следующие проводки:

 

Содержание операции Дебет Кредит
Перечислены денежные средства на лицевой счет топливной карты 60-аванс 51
Отражен НДС с аванса 19 60-НДС

(76-НДС)

Принят к вычету НДС с аванса 68 19
Принят к учету бензин, приобретенный с использованием топливной карты 10-3 60-расчеты за ГСМ
Отражен НДС со стоимости приобретенного бензина 19 60-расчеты за ГСМ
Принят к вычету НДС со стоимости приобретенного бензина 68 19
Аванс зачтен в оплату приобретенного бензина 60-расчеты за ГСМ 60-аванс
Восстановлен НДС с аванса 60-НДС

(76-НДС)

68

 

В налоговом учете стоимость приобретенного по топливным картам бензина формируют в обычном порядке — исходя из всех затрат, связанных с его приобретением, без учета НДС (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Списание бензина в бухгалтерском и налоговом учете отражайте в обычном порядке.


Готовое решение: Как учитывать горюче-смазочные материалы (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

Документ 2

 

Горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ) — нефтепродукты, к которым относят различные виды горючего и смазки, в основном в применении к автомобильному транспорту: топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

На основании пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) любой факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, значит, приобретение и расходование ГСМ необходимо оформлять документально.

В коммерческой сфере для оформления фактов хозяйственной жизни могут применяться как унифицированные формы первичных учетных документов, так и самостоятельно разработанные бланки первички, при условии, что последние содержат все обязательные реквизиты, названные в пункте 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

В то же время практика показывает, что большинство организаций и предпринимателей по-прежнему применяют унифицированные формы первичных документов, а собственные формы документов разрабатывают только при отсутствии типового аналога.

Документами, подтверждающими расходование ГСМ, являются путевые листы.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление N 78).

В частности, Постановлением N 78 утверждены следующие формы путевых листов:

— путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);

— путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);

— путевой лист легкового такси (форма N 4);

— путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-с, N 4-п);

— путевой лист автобуса (форма N 6);

— путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 спец.).

Если организация использует собственные формы путевых листов, то подтверждать расходование ГСМ на их основании можно при условии, что в них имеются обязательные реквизиты, установленные Порядком заполнения путевых листов, утвержденным Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Порядок N 152). Такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161.

Причем из пункта 2 Порядка N 152 следует, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Иными словами, применять данный Порядок должны все организации и коммерсанты, использующие автомобили, независимо от того, для каких целей они применяется (пассажирские или грузовые перевозки).


«Перевозки и автотранспорт» (5-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019) {КонсультантПлюс}

 

Ответ подготовил Консультант

Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Коченгина Анжелика Владимировна

Ответ актуален на 23.06.2020 г.