Деньги выдаются на подотчет. Неизрасходованные средства должны возвращаться обязательно на счет или можно в кассу?
Сообщаю Вам следующее:
Неизрасходованные денежные средства, выданные в подотчет наличными денежными средствами возвращаются в кассу организации наличными, с оформлением приходного кассового ордера и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке.
В случае, если денежные средства перечисляются в подотчет в безналичном порядке, то остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, с заполнением назначения платежа — «Возврат подотчетной суммы».
Документы КонсультантПлюс для ознакомления:
Документ 1
- Каков порядок возврата неизрасходованных подотчетных сумм
8.1. Срок возврата подотчетных сумм
О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):
- в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
- в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
- в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.
Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам — это те же самые три дня с момента возвращения (п. 26 Положения о служебных командировках). Для всех остальных случаев его придется установить самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).
После получения отчет надо проверить, руководитель должен его утвердить, а остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).
Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:
- срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);
- времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.
Пример определения даты возврата подотчетных сумм
Деньги выданы 20 марта 2020 г. на срок до 27 марта 2020 г. включительно. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока представления авансового отчета.
При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее 1 апреля 2020 г. и вернуть деньги в кассу не позднее 8 апреля 2020 г.
8.2. Оформление возврата подотчетных сумм
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.
Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.
Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, то рекомендуем напомнить подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете и в этом случае отразите сумму возвращенного остатка, а также реквизиты перевода.
Возврат неизрасходованного остатка подотчетной суммы отразите в бухгалтерском учете.
Документ 2
Если перечисляете подотчет на карту, банковские реквизиты надо указать в приказе или заявлении о выдаче денег. В поле 24 «Назначение платежа» платежного поручения напишите, что перечисленные средства являются подотчетными. Например, «Аванс на командировочные расходы», «Аванс на хозяйственные нужды».
Срок сдачи авансового отчета — не позднее 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги (п. 6.3 Указания N 3210-У).
На полученный от работника неизрасходованный подотчет оформите ПКО, в строке «Основание» укажите «Возврат неизрасходованных подотчетных сумм». Если же, наоборот, образовался перерасход — выплатите его работнику, оформив РКО. В строке «Основание» напишите «Возмещение перерасхода по авансовому отчету N __ от __________».
Проводки по расчетам с подотчетными лицами
| Д 71 — К 50 (51) | Выданы деньги под отчет |
| Д 71 — К 50 (51) | Возмещен перерасход по авансовому отчету |
| Д 50 — К 71 | Возврат неизрасходованных сумм |
| Д 10 (26, 44) — К 71 | Расходы по авансовому отчету |
Ответ подготовил эксперт
Регионального информационного центра
сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»
Коченгина Анжелика Владимировна
Ответ актуален на 18.09.2020 г.