автомобиль

1.По учету транспортного средства — какие документы должны храниться в бухгалтерии?

 

Сообщаю Вам следующее:

 

В бухгалтерии должны храниться: распечатка электронной системы контроля (если такая система установлена на автомобиль), накладные на приобретение ГСМ, чеки АЗМ, авансовые отчеты водителей (см. документ 1).

У налогоплательщика нет обязанности хранить полисы ОСАГО по истечении сроков их действия, поскольку они не являются документами, необходимыми для исчисления и уплаты налогов, то есть не подпадают под действие пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Однако во избежание претензий проверяющих лучше забирать полисы ОСАГО у водителей по окончанию их действия.

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

 

Документ 1

 

Как списать расходы на ГСМ

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.

Приобретение ГСМ по топливным картам отражайте по накладной поставщика, сами карты учтите на забалансовом счете, например, 012. При оплате наличными оприходуйте ГСМ по чекам АЗС и авансовым отчетам водителей.

Для списания ГСМ по автомобилю, подключенному к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, достаточно отчетов этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителю (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Путевые листы для списания ГСМ нужны, если электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных. Например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля.


{Типовая ситуация: Как списать расходы на ГСМ (Издательство «Главная книга», 2020) {КонсультантПлюс}}

 

Документ 2

ДОКУМЕНТООБОРОТ, УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ ПО ГСМ,

В ТОМ ЧИСЛЕ ТОПЛИВНЫЕ КАРТЫ И ТАЛОНЫ

 

В коммерческой сфере для оформления фактов хозяйственной жизни могут применяться как унифицированные формы первичных учетных документов, так и самостоятельно разработанные бланки первички, при условии, что последние содержат все обязательные реквизиты, названные в пункте 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

В то же время практика показывает, что большинство организаций и предпринимателей по-прежнему применяют унифицированные формы первичных документов, а собственные формы документов разрабатывают только при отсутствии типового аналога.

Документами, подтверждающими расходование ГСМ, являются путевые листы.

Отметим, что путевые листы выписываются в одном экземпляре и должны выдаваться водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

их, например, «Топливо и смазочные материалы на складе» и так далее.

Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

За наличный расчет ГСМ приобретаются, как правило, водителями, которым для приобретения бензина (дизельного топлива) выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет. В этом случае расчеты будут вестись с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, к которому должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. Как правило, такими документами являются кассовые чеки, в которых указываются дата приобретения, марка топлива или смазочного материала, их количество и общая стоимость. Когда кассовые чеки не выдаются, водитель обязан получить иной документ (справку, квитанцию, накладную), имеющий приведенные выше данные, а также реквизиты продавца, заверенный подписью и штампом (печатью) организации, осуществившей отпуск материалов.

 

В безналичной форме ГСМ приобретаются путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика, с которым организация заключает договор купли-продажи и который организует отпуск автомобильного топлива через свои автозаправочные станции (далее — АЗС).

Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны или топливные карты, по которым водители и заправляют автомобили на АЗС.

Для получения, хранения и выдачи талонов или топливных карт приказом руководителя организации назначается материально ответственное лицо, которое, получив талоны или топливные карты, на основании документов поставщика составляет приходный ордер по форме N М-4, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, или иной первичный документ, утвержденный в организации, и сдает указанные документы в бухгалтерию хозяйствующего субъекта.

В приходном ордере указываются марка бензина, серии и номера полученных талонов или топливных карт, номинал талонов или топливных карт в литрах.

Талоны на право получения топлива должны выдаваться водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором уполномоченным лицом в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензина в баках при выезде.

В ведомости учета выдачи талонов водитель расписывается за полученные талоны, при этом по каждой марке топлива ведется отдельная ведомость. Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально ответственному лицу, которое делает соответствующие записи в ведомости возврата талонов.

При использовании топливных карт организация заключает с поставщиком ГСМ договор на обслуживание своего транспорта на АЗС данного поставщика. На топливной карте фиксируется объем приобретенного топлива в литрах, что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Топливные карты могут быть лимитированными и нелимитированными. На нелимитированную топливную карту вносится количество литров необходимого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов. Это количество может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных или других временных ограничений, то есть организация может единоразово слить все топливо. На лимитированной топливной карте устанавливается единый суточный или месячный лимит количества литров, то есть по этой карте держатель может заправить автомобиль топливом, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленного лимита независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущий период времени. Оплаченный объем топлива уменьшается на сумму полученных литров.

Например, лимит бензина марки Аи-80 в сутки — 40 л. Держатель карты за сутки (с 00.00 до 24.00) может израсходовать не более 40 л единовременно или за несколько заправок. Если покупатель израсходовал за сутки всего 20 л, то оставшиеся 20 л на следующие сутки не переходят, оплаченный объем топлива спишется только на стоимость 20 л.

Поставщик топлива ежемесячно представляет организации-покупателю счет-фактуру, товарную накладную формы N ТОРГ-12 или акт приема-передачи на проданное топливо, а также отчет (реестр) операций по картам. В этом документе указываются данные с АЗС поставщика топлива: количество, марка, стоимость отпущенного бензина, а также дата, время, место заправки и остаток средств на карте.


«Перевозки и автотранспорт» (5-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019) {КонсультантПлюс}

Документ 3

 

Хотя и налоговики нередко перегибают палку. В таком случае предприятию необходимо твердо отстаивать свою позицию. Например, нельзя соглашаться с утверждением, что отсутствие полисов ОСАГО за прошлые годы свидетельствует о неиспользовании автомобилей. У налогоплательщика нет обязанности хранить полисы ОСАГО по истечении сроков их действия, поскольку они не являются документами, необходимыми для исчисления и уплаты налогов, то есть не подпадают под действие пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.07.2011 N 09АП-16368/2011-АК).


«Годовой отчет. Строительство — 2012» (под общ. ред. д. э. н. Ю.А. Васильева) («Аюдар Пресс», 2012) {КонсультантПлюс}

 

 

 

 

 

Ответ подготовил эксперт

Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Трясцына Оксана Вадимовна

Ответ актуален на 22.09.2020 г.