Вопрос по оформлению перевода сотрудника на удаленку:

Если прописать компенсацию за износ, электричество и интернет в конкретной сумме, какой порядок налогообложения этих выплат, и обязан ли работник предоставлять документы в обоснование расходов.

 

Сообщаю Вам следующее:

Согласно поправкам в Трудовой кодекс РФ с 01 января 2021 года и далее допустимы переводы персонала на дистанционную работу: по согласованию с работником и без согласия работника. И в том и в другом случае, работодатель обязан  выплатить работнику компенсацию при использовании им  собственного или арендованного имущества ( ст. 312.6, 312.9 ТК РФ).

Размер, порядок и сроки выплаты компенсации расходов дистанционному работнику в связи с использованием личного оборудования в рабочих целях определяются коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.

Указанная компенсация не облагается НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ, страховыми взносами на основании абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ  и учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом все эти благоприятные последствия возможны лишь при соблюдении нескольких условий. Во-первых, компенсация должна быть зафиксирована в трудовом договоре. Во-вторых, потребуются копии документов, подтверждающих, что используемое оборудование находится у удаленщика в собственности либо аренде. И в-третьих, расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены (например, оформление домашнего Интернета Ф.И.О., необходимы документы  на ноутбуки, принтеры и иные активы, которые нужные для работы). Так, компенсируя износ какой-то компьютерной техники, следует ориентироваться на амортизацию по аналогичному объекту, определенную с использованием Постановления Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. При этом во избежание претензий ИФНС компенсировать лучше лишь часть суммы, которая приходится на рабочее время удаленщика. Что же до затрат на телефонию, Интернет, электроэнергию и т.д. – необходимо получить от сотрудника копии соответствующей первички и вычлените из них сумму, относящуюся к его трудовым часам. Это и будет обоснованная компенсация.

В случае же, если организация устанавливает ежемесячную компенсацию в фиксированном размере, то в указанной ситуации возможны претензии со стороны контролирующих органов. Предоставить работником детальный расчет к установленной фиксированной сумме компенсации будет затруднительно, в связи с чем появятся в платежи бюджет (НДФЛ, страховые взносы).

 

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

 

Документ 1

Актуально на 14.01.2021

Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать фиксированную выплату компенсации его расходов без подтверждающих документов? Каков порядок налогообложения данной выплаты?

 

Размер, порядок и сроки выплаты компенсации расходов дистанционному работнику в связи с использованием личного оборудования в рабочих целях определяются коллективным договором, ЛНА, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.

Указанная компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами и учитывается в расходах в целях налога на прибыль организаций.

 

Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ).

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).

Тем самым основанием для выплаты компенсации за использование дистанционными работниками своего имущества являются коллективный договор, локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору.

В данных документах рекомендуется отразить наименование имущества работника, используемого для выполнения дистанционной работы, права работника на это имущество (собственность, аренда).

Каких-либо ограничений в отношении размера компенсации, порядка ее расчета не установлено.

При этом необходимость использования имущества работника и размер компенсации за использование имущества должны быть экономически обоснованны. Например, расчет компенсации за использование имущества работника может быть произведен исходя из сумм амортизации соответствующего имущества.

Выплаты, производимые в соответствии со ст. 312.6 ТК РФ за использование в интересах работодателя имущества работника, в размере, определенном коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, являются установленными законодательством компенсационными выплатами, связанными с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, и освобождаются от обложения:

Компенсация за использование дистанционным работником принадлежащего ему имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186).

 

Подготовлено на основе материала

С.В. Разгулина,

действительного

государственного советника

Российской Федерации

3 класса

 


{Вопрос: Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать фиксированную выплату компенсации его расходов без подтверждающих документов? Каков порядок налогообложения данной выплаты? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}}

Документ 2

 

  1. Как временно перевести работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

 

Временный перевод работника на дистанционную работу без его согласия допускается, если (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ):

— наступили обстоятельства непредвиденного характера, которые указаны в ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ (например, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, эпидемия);

— принято соответствующее решение органом госвласти и (или) органом местного самоуправления.

Срок перевода не может превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), из-за которого работодатель принял такое решение (ч. 1, 3 ст. 312.9 ТК РФ).

Вносить изменения в трудовой договор с работником в таких ситуациях не требуется (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Работодатель в рамках такого перевода обязан (ч. 2 ст. 312.9 ТК РФ):

1) обеспечить работника необходимыми для дистанционного выполнения трудовой функции оборудованием и средствами либо выплачивать компенсацию за использование тем собственного (арендованного) оборудования и средств, возмещать расходы, связанные с этим;

2) возмещать работнику другие расходы, связанные с дистанционным выполнением трудовой функции;

3) проводить обучение работника применению оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных или предоставленных работодателем (при необходимости).

Чтобы осуществить временный перевод, необходимо принять ЛНА о таком переводе работников на дистанционную работу, например можно издать приказ. При этом учитывается мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ).

В этот ЛНА включаются положения, указанные в ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ:

— обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе;

— список работников, подлежащих переводу;

— срок перевода на дистанционную работу;

— порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты им компенсации за использование собственного (арендованного) оборудования, таких средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;

— порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу;

— иные положения, связанные с организацией труда таких работников.

Образец приказа о временном переводе работников на дистанционную работу

 

С данным актом следует ознакомить работников, временно переводимых на дистанционную работу. Сделать это нужно способом, который позволит достоверно подтвердить получение ими документа (например, под подпись) (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

По окончании срока временного перевода работник обязан приступить к выполнению прежней работы, предусмотренной трудовым договором (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).


Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности дистанционной (удаленной) работы {КонсультантПлюс}

Документ 3

 

Согласие работника на такой перевод не требуется. При этом работодатель обеспечивает работника, временно переведенного на дистанционную работу по инициативе работодателя, необходимыми для выполнения этим работником трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами либо выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, возмещает расходы, связанные с их использованием, а также возмещает дистанционному работнику другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно. При необходимости работодатель проводит обучение работника применению оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных или предоставленных работодателем.


ст. 312.9, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2020) {КонсультантПлюс}

Документ 4

 

Статья 312.6. Особенности организации труда дистанционных работников

(введена Федеральным законом от 08.12.2020 N 407-ФЗ)

 

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

В случае направления работодателем дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие статей 166168 настоящего Кодекса.


ст. 312.6, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2020) {КонсультантПлюс}

Документ 5

 

 

Вопрос: О страховых взносах и НДФЛ с сумм компенсаций расходов дистанционных работников на использование в работе принадлежащих им оборудования и программно-технических средств.

 

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПИСЬМО

от 29 октября 2020 г. N 03-04-06/94269

 

Департамент налоговой политики рассмотрел письмо ЗАО от 26.08.2020 по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами компенсаций за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, программно-технических и иных средств в целях выполнения работы и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) сообщает следующее.

Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Кодекса определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Кодекса), в частности, в рамках трудовых отношений.

В соответствии с пунктом 1 статьи 421 Кодекса база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.

На основании положений абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Согласно пункту 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).

Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

В соответствии со статьей 312.3 Трудового кодекса размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

 

Заместитель директора Департамента

В.В.САШИЧЕВ

29.10.2020

 

 

 

{Вопрос: О страховых взносах и НДФЛ с сумм компенсаций расходов дистанционных работников на использование в работе принадлежащих им оборудования и программно-технических средств. (Письмо Минфина России от 29.10.2020 N 03-04-06/94269) {КонсультантПлюс}}

Документ 6

 

«Нормативные акты для бухгалтера», 2020, N 22

 

КОММЕНТАРИЙ

К ПИСЬМУ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ

ОТ 29.10.2020 N 03-04-06/94269

<О СТРАХОВЫХ ВЗНОСАХ И НДФЛ С КОМПЕНСАЦИЙ РАСХОДОВ

РАБОТНИКАМ НА УДАЛЕНКЕ>

 

По мнению минфиновцев, компенсации расходов дистанционщиков на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств, необходимых для работы, свободны от страховых взносов и НДФЛ. Но лишь при соблюдении ряда условий (Письмо от 29.10.2020 N 03-04-06/94269).

 

Когда компенсации будут безналоговыми

 

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам трат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. Так сказано в статье 164 ТК РФ. А согласно статье 312.3 этого НПА размер, порядок и сроки выплаты удаленщикам компенсации за использование оборудования, тех или иных программно-технических средств (собственных либо арендованных) включают в трудовой договор. Как и порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением подобной работы.

Данные компенсации дистанционщикам не облагаются взносами и НДФЛ в размере, зафиксированном в трудовом договоре, отмечено в комментируемом Письме. Вывод основан на приведенных нормах Трудового кодекса, а также на положениях подпункта 2 пункта 1 статьи 422 и пункта 1 статьи 217 НК РФ. Но размер возмещения указанных расходов требует экономического обоснования. Не обойтись без копий документов, подтверждающих траты, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.

 

Дистанционщиков лучше не обделять

 

Труд удаленщиков регулирует глава 49.1 ТК РФ. Для признания работы дистанционной сотрудник должен выполнять ее вне места нахождения работодателя и вне контролируемого им стационарного рабочего места. Стороны обычно взаимодействуют через Интернет и обмениваются электронными документами.

Если такой специалист использует личное имущество в интересах работодателя с согласия или ведома последнего, оставлять его без компенсации нельзя. Иначе должностных лиц могут оштрафовать по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ вплоть до 5 000 руб., а организацию — до 50 000 руб. Причем, по мнению Роструда, от ответственности не спасет даже письменный отказ удаленщика от компенсации.

 

Хочешь сэкономить — похлопочи

 

Позиция ведомства не нова. Так, в Письме от 27.11.2015 N 03-04-06/69014 указано: если подключение 2 линий Интернета нужно дистанционщику для работы и это зафиксировано в трудовом договоре, возмещение сотруднику данных расходов свободно от налога на доходы физлиц. Что же до страховых взносов, то мысли, схожие с ныне высказанными, содержатся в Письмах от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170.

Компенсации дистанционщикам за использование личного имущества в служебных целях можно принять и в целях налогообложения прибыли на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ. Или же по альтернативной норме — подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Кодекса (Письма Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186, от 15.08.2005 N 03-03-02/61).

Но все эти благоприятные последствия возможны лишь при соблюдении нескольких условий. Во-первых, компенсация должна быть зафиксирована в трудовом договоре. Во-вторых, потребуются копии документов, подтверждающих, что используемое оборудование находится у удаленщика в собственности либо аренде. И в-третьих, расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены (см. также Письмо финансового ведомства от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672).

Очевидно, что выполнить все эти требования в условиях удаленной работы не так-то просто. Например, домашний Интернет может быть оформлен не на дистанционщика, а на другого члена его семьи. Документы же на ноутбуки, принтеры и иные активы, нужные для работы, хранят далеко не все. Да и чтобы обосновать размер компенсации, придется постараться. Так, компенсируя износ какой-то компьютерной техники, следует ориентироваться на амортизацию по аналогичному объекту, определенную с использованием Постановления Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. При этом во избежание претензий ИФНС компенсировать лучше лишь часть суммы, которая приходится на рабочее время удаленщика. Что же до затрат на телефонию, Интернет, электроэнергию и т.д. — получите от сотрудника копии соответствующей первички и вычлените из них сумму, относящуюся к его трудовым часам. Это и будет обоснованная компенсация.

Детальные отчеты дистанционщика об использовании в процессе работы тех или иных ресурсов помогут сделать расчет точнее.

Но бухгалтеры зачастую предпочитают не перегружать себя, и фирма просто устанавливает ежемесячную компенсацию в фиксированном размере. Благо законодательство этому не препятствует. В такой ситуации претензии со стороны инспекторов практически неминуемы. Удастся ли компании в итоге уйти от упомянутых бюджетных платежей — большой вопрос.

 

А.В. Веселов

Аудитор,

к. э. н.

Подписано в печать

27.11.2020

 


Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 29.10.2020 N 03-04-06/94269 <О страховых взносах и НДФЛ с компенсаций расходов работникам на удаленке> (Веселов А.В.) («Нормативные акты для бухгалтера», 2020, N 22) {КонсультантПлюс}

 

 

Ответ подготовил эксперт

Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Коченгина Анжелика Владимировна

Ответ актуален на 15.01.2021 г.