Новые правила и требования для перевода на удаленную работу с 2021 года.

 

Сообщаю Вам следующее:

Дистанционная работа выполняется на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ):

— непрерывно (в пределах шести месяцев);

— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).

По общему правилу перевод на дистанционную работу как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника осуществляется путем внесения изменений в трудовой договор, кроме случаев временного перевода работника в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Если работник изъявил желание перевестись на дистанционную работу, то ему необходимо написать соответствующее заявление на имя работодателя, в котором он указывает желаемый порядок дистанционной работы (постоянно или временно), и заключить дополнительное соглашение.

Работник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя при наличии согласия работника путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

В случае перевода в связи с изменением организационных или технологических условий труда работодатель обязан уведомить об этом работника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

ТК РФ также предусмотрен специальный порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в отдельных случаях.

Так, в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия указанных обстоятельств (случаев). В вышеперечисленных случаях перевод осуществляется только на период действия указанных обстоятельств и вносить изменения в трудовой договор не требуется. Согласие работника на такой перевод не требуется. При этом работодатель должен обеспечить его необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием..

 

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

  1. Как временно перевести работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

Временный перевод работника на дистанционную работу без его согласия допускается, если (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ):

— наступили обстоятельства непредвиденного характера, которые указаны в ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ (например, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, эпидемия);

— принято соответствующее решение органом госвласти и (или) органом местного самоуправления.

Срок перевода не может превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), из-за которого работодатель принял такое решение (ч. 1, 3 ст. 312.9 ТК РФ).

Вносить изменения в трудовой договор с работником в таких ситуациях не требуется (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Работодатель в рамках такого перевода обязан (ч. 2 ст. 312.9 ТК РФ):

1) обеспечить работника необходимыми для дистанционного выполнения трудовой функции оборудованием и средствами либо выплачивать компенсацию за использование тем собственного (арендованного) оборудования и средств, возмещать расходы, связанные с этим;

2) возмещать работнику другие расходы, связанные с дистанционным выполнением трудовой функции;

3) проводить обучение работника применению оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных или предоставленных работодателем (при необходимости).

Чтобы осуществить временный перевод, необходимо принять ЛНА о таком переводе работников на дистанционную работу, например можно издать приказ. При этом учитывается мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ).

В этот ЛНА включаются положения, указанные в ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ:

— обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе;

— список работников, подлежащих переводу;

— срок перевода на дистанционную работу;

— порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты им компенсации за использование собственного (арендованного) оборудования, таких средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;

— порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу;

— иные положения, связанные с организацией труда таких работников.

Образец приказа о временном переводе работников на дистанционную работу

С данным актом следует ознакомить работников, временно переводимых на дистанционную работу. Сделать это нужно способом, который позволит достоверно подтвердить получение ими документа (например, под подпись) (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

По окончании срока временного перевода работник обязан приступить к выполнению прежней работы, предусмотренной трудовым договором (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

 

  1. Как организовать труд дистанционных работников

Работодатель обязан обеспечивать дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ).

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать собственные (арендованные) указанные оборудование и средства. В этом случае работодатель (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ):

— выплачивает работнику компенсацию за использование оборудования и средств;

— возмещает ему расходы, связанные с их использованием.

Дистанционного работника можно направить в служебную командировку. Речь идет о выполнении служебного поручения в местности (на территории), отличной от местности (территории) выполнения трудовой функции. В этом случае на работника распространяется действие ст. ст. 166168 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Учет рабочего времени дистанционного работника (ведение табеля учета рабочего времени) осуществляется по общим правилам (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Как вести учет рабочего времени

Оплата труда дистанционного работника производится без особенностей. Выполнение работы дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.5 ТК РФ).

4.1. Как организовать взаимодействие с дистанционным работником

Взаимодействовать с дистанционным работником можно (ст. 312.3 ТК РФ):

— путем обмена электронными документами;

— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.

Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). В порядке в том числе отражаются (ч. 2, ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ):

— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;

— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).

При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему) (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ).

При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации. Порядок определяется теми же документами (ч. 4 ст. 312.3 ТК РФ).

В ряде случаев работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику — аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Они необходимы при заключении, изменении или расторжении в электронном виде таких документов (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

— трудового договора;

— допсоглашения к нему;

— договора о матответственности;

— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Получение усиленной квалифицированной электронной подписи

В остальных случаях взаимодействие можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев (ч. 2, 5, 6 ст. 312.3 ТК РФ).

4.2. Режим рабочего времени дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению. Это следует из ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ. Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить (ч. 1, 3 ст. 312.4 ТК РФ):

— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно;

— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте;

— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте.

В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права. Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ. Это следует из ч. 4 и 5 ст. 312.4 ТК РФ.


Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности дистанционной (удаленной) работы {КонсультантПлюс}

 Документ 2

 

Каков порядок перевода работника на дистанционную работу?

 

Процедура перевода на дистанционную работу отличается в зависимости от инициатора перевода (работник или работодатель). По общему правилу перевод осуществляется путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. В исключительных случаях работник может быть временно переведен на дистанционную работу без его согласия.

 

Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Под дистанционным работником понимается работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающие выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с ЛНА, принятым работодателем в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ).

По общему правилу перевод на дистанционную работу как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника осуществляется путем внесения изменений в трудовой договор, кроме случаев временного перевода работника в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Перевод на дистанционную работу по инициативе работника

…Если работник изъявил желание перевестись на дистанционную работу, например, по показаниям здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи, то ему необходимо написать соответствующее заявление на имя работодателя, в котором он указывает желаемый порядок дистанционной работы (постоянно или временно), и заключить дополнительное соглашение.

Соглашение подписывается работником и работодателем, после чего работник переводится на дистанционную работу с даты, указанной в соглашении.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее выполнение работником трудовой функции дистанционно, может заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения работодателю необходимо издать приказ о переводе работника на дистанционную работу….

Перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя

Работник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя при наличии согласия работника путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

В случае перевода в связи с изменением организационных или технологических условий труда работодатель обязан уведомить об этом работника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если работник не намерен переводиться на дистанционную работу, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ, п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если работник согласен перевестись на дистанционную работу, то с ним подписывается дополнительное соглашение в порядке ст. 72 и с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о переводе работника на дистанционную работу, согласие работника на перевод может быть оформлено в самом приказе.

В соглашении о дистанционной работе рекомендуем отразить следующие условия (ст. ст. 57, 312.3, 312.4, 312.6, 312.7 ТК РФ):…

Временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя в особых случаях

ТК РФ также предусмотрен специальный порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в отдельных случаях.

Так, в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия указанных обстоятельств (случаев). Временный перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя также может быть осуществлен в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ).

В вышеперечисленных случаях перевод осуществляется только на период действия указанных обстоятельств и вносить изменения в трудовой договор не требуется. По окончании срока такого перевода (но не позднее окончания периода наличия обстоятельства (случая), послужившего основанием для принятия работодателем решения о временном переводе работников на дистанционную работу) работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Согласие работника на такой перевод не требуется. При этом работодатель должен обеспечить его необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами либо выплатить компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возместить расходы, связанные с их использованием, и другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно. При необходимости работодатель должен провести обучение работника применению оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных или предоставленных работодателем (ч. 2 ст. 312.9 ТК РФ)….

 

Подробнее в материале:
Вопрос: Каков порядок перевода работника на дистанционную работу? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2021) {КонсультантПлюс}

 

Ответ подготовил эксперт

Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Гадисламова Ирина Мидхатовна

Ответ актуален на 18.02.2021 г.