Как работодатель может посмотреть электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) у вновь принятого работника? Что делать, если новый работник говорит, что трудовую потерял?

На старой работе у работника была  бумажная. Возможно, работник хочет скрыть свою трудовую книжку и говорит, что утеряна.

 

Сообщаю Вам следующее:

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ), При отсутствии трудовой книжки работодатель имеет право запросить у работника сведения о трудовой деятельности по формам СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, представляемые работнику работодателем» и СТД-ПФР Сведения о трудовой деятельности, представляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации», утвержденным Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н. Сведения о трудовой деятельности работников (о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении, подаче работниками заявлений о продолжении ведения трудовых книжек либо о предоставлении им сведений о трудовой деятельности) предоставляются работнику органами ПФР по запросу.

 

При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе.

 

На основании изложенного следует, что в рассматриваемом случае, работодатель не имеет возможности посмотреть электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности). Такие сведения  потенциальный работник вправе предоставить работодателю в добровольном порядке.

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

 

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

(в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 409-ФЗ)

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;


ст. 65, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2020) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Каким образом новый работодатель может узнать, велась ли трудовая книжка в бумажном виде на работника или он подал заявление о ведении сведений в электронном виде предыдущему работодателю, если работник настаивает на оформлении ему новой трудовой книжки на бумажном носителе?

 

Ответ: Рекомендуется лицу, поступающему на работу, указать в заявлении об оформлении трудовой книжки факт отсутствия сведений о трудовой деятельности.

 

Обоснование: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ).

При отсутствии трудовой книжки работодатель имеет право запросить у работника сведения о трудовой деятельности по формам СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, представляемые работнику работодателем» и СТД-ПФР Сведения о трудовой деятельности, представляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации», утвержденным Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н, в которых имеется отметка о подаче/неподаче работником заявления о ведении ему трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.

В то же время в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В связи с этим рекомендуем лицу, поступающему на работу, указать в заявлении об оформлении трудовой книжки факт отсутствия сведений о трудовой деятельности.

После выдачи трудовой книжки работник вправе подать одно из письменных заявлений о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

При этом обращаем внимание, что формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 г., осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).


{Вопрос: Каким образом новый работодатель может узнать, велась ли трудовая книжка в бумажном виде на работника или он подал заявление о ведении сведений в электронном виде предыдущему работодателю, если работник настаивает на оформлении ему новой трудовой книжки на бумажном носителе? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2020) {КонсультантПлюс}}

Вопрос: Как работодателю узнать, подавал ли работник на прежнем месте заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?

 

Ответ: Если работник при трудоустройстве представил трудовую книжку, следует исходить из того, что он указанного выше заявления прежнему работодателю не направлял.

При отсутствии трудовой книжки работодатель имеет право запросить у работника сведения о трудовой деятельности по формам СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, представляемые работнику работодателем» и СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, представляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации», в которых имеется отметка о подаче/неподаче работником заявления о ведении ему трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.

 

Правовое обоснование: Согласно п. 1.4 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п, форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие), а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в т.ч. трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.


{Вопрос: Как работодателю узнать, подавал ли работник на прежнем месте заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}}

Если я перейду на электронную книжку, чем я смогу подтвердить стаж на новой работе?

 

Мы выдадим вам документ о трудовой деятельности в нашей организации. Будет он бумажным или электронным, вы решите сами. Его можно будет подать новому работодателю вместо трудовой книжки.


Обзор: «Электронная трудовая книжка: отвечаем на вопросы работников» (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

 

Для оформления дубликата трудовой книжки взамен утерянной необходимо обратиться к работодателю, у которого трудится работник, либо к работодателю по последнему месту работы.

Новая трудовая книжка оформляется работодателем по заявлению работника при поступлении на новое место работы.

Оформление дубликата трудовой книжки (новой трудовой книжки) при утрате ее работником после увольнения

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она оформляется работодателем при заключении работником трудового договора впервые и в период его трудовой деятельности хранится у работодателя (ч. 4 ст. 65, ч. 1 ст. 66 ТК РФ; п. п. 8, 45 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (последний день работы) (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил).

Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил).

При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п. 10, 20, 21 Правил).

 

Обратите внимание! С 2021 г. на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности (электронной трудовой книжки), бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Указанные сведения в том числе выдаются при увольнении и предъявляются при трудоустройстве. Работники, сохранившие бумажные трудовые книжки, вправе в любое время отказаться от них (ч. 1 ст. 65, ч. 35 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ; ч. 2, 46, 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

 

Оформление дубликата трудовой книжки при утрате ее в период работы

В период работы работодатель может выдавать работнику трудовую книжку на руки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).

Если в таком случае работник потерял трудовую книжку, для оформления ее дубликата он может обратиться к работодателю, у которого трудится, в том же порядке, что изложен выше относительно оформления дубликата трудовой книжки бывшим работодателем (п. 31 Правил).

Полагаем, что такой же порядок применяется и тогда, когда трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (за исключением массовой утраты работодателем трудовых книжек).

Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).

 

 

Отметим, что работодатели направляют в ПФР сведения о трудовой деятельности работников (в частности, о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении). Данные сведения можно получить, в частности, направив запрос в ПФР, через Единый портал госуслуг или в МФЦ, если в нем реализована такая возможность (ч. 1, 4 ст. 66.1 ТК РФ; п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. п. 10, 11 Административного регламента, утв. Постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 N 46па; п. 4.15 Перечня, утв. Постановлением Правительства Москвы от 23.04.2014 N 219-ПП).


Ситуация: Что делать, если трудовая книжка потеряна? («Электронный журнал «Азбука права», 2021) {КонсультантПлюс}

В случае утраты вами трудовой книжки, в том числе после увольнения, обратитесь с письменным заявлением (для дистанционного работника также в форме электронного документа или в иной форме) об оформлении ее дубликата к работодателю по последнему месту работы. Оформить дубликат вам должны в течение 15 дней. В дубликат трудовой книжки вносятся сведения о трудовом стаже работы до поступления к данному работодателю, которые нужно подтвердить соответствующими документами, а также о работе у последнего работодателя

 

Если прежний работодатель утратил кадровые документы о вашей работе, можно обратиться в ПФР, который обязан предоставлять гражданам сведения индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе о стаже, учитываемом для назначения пенсии (пп. 1010.2 п. 2 ст. 6, ст. 16 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; п. п. 28, 28.1 Перечня, утв. Распоряжением Правления ПФР от 12.07.2018 N 352р).

Следует отметить, что работодатели направляют в ПФР сведения о трудовой деятельности работников (о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, увольнении, подаче работниками заявлений о продолжении ведения трудовых книжек либо о предоставлении им сведений о трудовой деятельности). Указанные сведения предоставляются работнику органами ПФР по запросу. Также эти сведения можно получить через Единый портал госуслуг и в МФЦ, если в нем реализована такая возможность (ч. 1, 4 ст. 66.1 ТК РФ; п. 2.4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ; п. п. 10, 17 Административного регламента, утв. Постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 N 46па; п. 4.15 Перечня, утв. Постановлением Правительства Москвы от 23.04.2014 N 219-ПП).


Ситуация: В каких случаях прерывается трудовой стаж и как его восстановить? («Электронный журнал «Азбука права», 2021) {КонсультантПлюс}

Ответ: При трудоустройстве работник должен предъявить трудовую книжку, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о представлении сведений о трудовой деятельности, либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР, в которых имеется запись о представлении ему сведений о трудовой деятельности. При представлении бумажной трудовой книжки без указанной записи новый работодатель будет вести ее в установленном порядке. Если работник впервые будет поступать на работу в 2021 г., то трудовая книжка в бумажном виде на такого работника оформляться не будет.

 

Обоснование: Если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в том числе трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

В соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон N 439-ФЗ) работнику, подавшему письменное заявление о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ.

Запись делается в следующем порядке (Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150):

— в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

— в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

— в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)»;

— в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

При этом согласно ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, осуществляется в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.

Работник, отказавшийся от ведения трудовой книжки в бумажной форме, может получить у работодателя сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н. Кроме того, сведения о трудовой деятельности могут быть получены через МФЦ, ПФР, на портале госуслуг (ч. 4, 5 ст. 66.1 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).

Так, формы СТД-Р и СТД-ПФР содержат сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности.

Если работник до 31.12.2020 не сделал выбор в пользу ведения трудовой книжки в электронной форме и не обращался к работодателю с каким-либо заявлением, то работодателю следует продолжать ведение трудовой книжки работника в бумажном виде (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

При этом за работником, воспользовавшимся своим правом о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). По мнению Минтруда России, у работника нет возможности вернуться на ведение бумажной трудовой книжки (Письмо от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180).

Таким образом, новому работодателю предстоит вести бумажную трудовую книжку, если работник ее представил в обычном порядке и в ней будет отсутствовать запись о подаче работником заявления о представлении ему сведений о трудовой деятельности. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку работник может подать в любое время. Если работник впервые будет поступать на работу в 2021 г., то трудовая книжка в бумажном виде на такого работника оформляться не будет.


{Вопрос: Как работодателю при приеме на работу с 01.01.2021 новых работников узнать, подавали ли они заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде? Как проверить, какую трудовую книжку вести? (Консультация эксперта, 2020) {КонсультантПлюс}}

 

 

Ответ подготовил эксперт

Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Кожина Снежана Римовна

Ответ актуален на 12.02.2021 г.